KEIZEN

APA ITU KEIZEN ?Kai = Break, change Zen = simple, better Sejak awal, Kaizen = continous improvement yaitu perbaikan terus menerus," yang melibatkan semua anggota dalam hirarkhi perusahaan, baik manajemen maupun karyawan. Intinya: kesadaran bahwa manajemen harus memuaskan pelanggan dan memenuhi kebutuhan pelanggan, jika perusahaan ingin tetap eksis, memperoleh laba, dan berkembang.Tujuannya: menyempurnakan mutu, proses, sistem, biaya, dan penjadwalan demi kepuasan pelanggan.

Metode Kaizen: pertama, mengubah cara kerja karyawan sehingga karyawan bekerja lebih produktif,tidak terlalu melelahkan, lebih efisien, dan aman; kedua, memperbaiki peralatan; ketiga, memperbaiki prosedur

. Meskipun perubahan di dalam Kaizen tidak dramatis tetapi sedikit dan bertahap, perubahan yang diakibatkan dalam jangka waktu tertentu cukup besar. Hal ini berbeda dengan perubahan yang dihasilkan oleh western manajement yang biasanya dramatis. Ketika mengadopsi sistem kualitas perusahaan-perusahaan jepang selalu mempertimbangkan budaya setempat. jepang unggul karena menggunakan pendekatan adaptasi budaya dalam penjualan produknya. Keunggulan kompetitif produk Jepang adalah budaya organisasi yang akan menjadi "key-drivers."Budaya organisasi adalah "soft side," sedangkan "hard side" meliputi struktural, sistem produksi, teknologi, dan desain Ilustrasinya: kita tidak mungkin menerapkan teknologi maju, kalau tidak didukung dengan mindset (budaya) yang memadai.

KONZEP KEIZEN
Konsep kaizen ini mengasumsikan bahwa hidup kita ( cara kerja, hidup bersosial atau rumah tangga ) seharusnya berusaha untuk terus menerus mengalami perbaikan. Kaizen dibagi dalam 3 segmen, yaitu :
Pertama, berorientasi pada manajemen. Manajemen Jepang umumnya percaya bahwa seorang manajer harus menggunakan 50% waktunya untuk penyempurnaan. Mulai dengan mengidentifikasi "pemborosan"maupun "aktivitas karyawan."
Kedua, berorientasi pada kelompok"gugus kendali mutu" dan "aktivitas kelompok kecil" untuk mengidentifikasi penyebab masalah, menganalisis, melaksanakan, mencoba tindakan baru, dan menetapkan standar/ prosedur baru.
Ketiga, berorientasi pada individu, tercermin dalam bentuk keterampilan karyawan dalam menyampaikan pemikiran dan saran,sebagai upaya pengembangan diri karyawan.
Kunci utama: setiap karyawan dari berbagai tingkatan agar terus menerus menyempurnakan keahlian dan mengembangkan bakat yang dimiliki, yang dapat meningkatkan kepuasan kerja.Kepuasan yang sebenarnya terletak pada proses perbaikan itu sendiri melalui usaha usaha yang kreatif. Kompetensi saja tidak cukup. Yang diperlukan adalah "kemampuan bekerja dalam Tim" secara efektif dengan memanfaatkan keahlian, kemampuan, dan pengetahuan yang dimiliki guna memperbaiki kelemahan dalam perusahaan.

MENGAPA PERLU KEIZEN

Keizen secara umum sangat sederhana,cepat dan mudah diterapkan di semua sektor industri, Big impact lebih direct attack ke masalah, Fokus pada major issue, teamworking, dan melewati semua batasan birokrasi dari manager hingga workers. Selain itu dengan keizen maka tujuan utama bisnis proses dapat diarahkan, sedikit gambaran’’ perusahaan-perusahaan yang tidak memiliki prinsip managemen yang jelas atau perusahaan yang merasa memiliki modal besar atau memiliki suplay material sendiri yang melimpah, seringkali menyisakan stok produksi yang cukup banyak, hal tersebut sebenarnya sangat merugikan perusahaan karena secara tidak langsung akan mengganggu cash flow. Proses yang abnormal karena kurangnya pengawasan atau tidak adanya continous improvement pada akhirnya perusahaan harus mengarahkan produksi ke arah value added hal tersebut yang sering membuat perusahaan melenceng dari proses bisnis utamanya. Dengan keizen diharapkan akan memayungi manajement practices proses bisnis

Beberapa tujuan dari kaizen ini diantaranya adalah mengurangi waste dalam proses bisnis, quality control yang akurat, Just in Time Delivery, standardisasi pekerjaan, dan menggunakan peralatan yang efisien. Kaizen hanya bisa dijalankan dalam 3 prinsip: (1) concern pada proses dan hasil (tidak pada hasil saja), (2) Berpikir systematis seperti berpikir global, tidak semata-mata terkatub pada pandangan yang sempit saja, dan (3) tidak menuduh atau menyalahkan, karena tuduhan hanya dapat menyebabakan waste saja.. Agar Philosopy kaizen ini dapat berjalan dengan baik sebaikanya diterapkan pada seluruh level organisasi, mulai dari CEO sampai kepada karyawan terendah. Philosopi inilah yang membuat Jepang menjadi besar sekarang ini, dan tidak dipungkiri bahwa Indonesiapun bisa menerapkannya.

KAIZEN dan MANAJEMEN

Manajemen mempunyai dua komponen utama : pemeliharaan dan penyempurnaan. Pemeliharaan mengacu kepada kegiatan yang ditujukan kepada pemeliharaan standar teknologi, manajerial dan operasi saat ini. Penyempurnaan mengacu kepada menyempurnakan standar saat ini. Dalam tugas pemeliharaan, manajemen melaksanakan tugas yang menjadi tanggung jawabnya sehingga setiap orang dalam perusahaan dapat menerapkan POB (Prosedur Operasi Baku).

Berarti, bahwa mula-mula manajemen harus menetapkan kebijakan, peraturan, petunjuk dan prosedur untuk semua operasi besar, kemudian mengawasinya supaya semua orang menerapkan POB. Bila karyawan dapat menerapkan standar tetapi tidak melaksanakannya, manajemen harus menegakkan disiplin. Bila karyawan tidak dapat menerapkan standar, manajemen harus melaksanakan latihan atau merevisi standar itu sehingga dapat dilaksanakan.

Dalam setiap bisnis, karyawan bekerja menurut standar yang telah ada, baik yang tertulis maupun yang tidak, yang dibebankan oleh manajemen. Pemeliharaan ditujukan terhadap pemeliharaan standar tersebut melalui pelatihan dan disiplin. Sebaliknya penyempurnaan ditujukan kepada menyempurnakan standar itu. Pandangan Jepang terhadap manajeman dapat diringkas menjadi satu pedoman perilaku : pelihara dan sempurnakan standar.

Semakin tinggi kedudukan seorang manajer, semakin banyak ia terlihat dengan penyempurnaan. Pada tingkat dasar, karyawan yang tidak trampil yang bekerja dengan mesin mungkin menggunakan seluruh waktunya untuk melaksanakan tugasnya. Tetapi, sewaktu ia lebih mahir dalam pekerjaanya, ia mulai memikirkan tentang penyempurnaan. Ia mulai menyumbangkan pikirannya demi penyempurnaan dalam cara melakukan pekerjaanya, baik melalui saran individual maupun melalui saran kelompok. Tanyakanlah kepada seorang manajer dalam sebuah perusahaan Jepang yang sukses, apa yang dituntut oleh manajemen puncak, jawabnnya pasti KAIZEN (penyempurnaan).

Menyempurnakan standar berarti menetapkan standar yang lebih tinggi. Setelah hal ini terjadi, kini menjadi tugas pemeliharaan manajemen agar standar baru itu diterapkan. Penyempurnaan berkesinambungan hanya dapat tercapai bila karyawan berusaha untuk mencapai standar yang lebih tinggi. Pemeliharaan dan penyempurnaan tidak dapat dipisahkan bagi manajer Jepang.

Penyempurnaan dapat dipecah menjadi KAIZEN dan pembaruan (inovasi). KAIZEN berarti penyempurnaan kecil yang diperoleh sebagai hasil usaha yang berkesinambungan. Pembaruan melibatkan penyempurnaan drastis sebagai hasil investasi besar dengan teknologi dan peralatan baru.Perusahaan terburuk ialah perusahaan yang tidak melakukan usaha apapun selain memelihara, berarti tidak ada rangsangan dari dalam untuk KAIZEN atau pembaruan. Manajemen dihadapkan pada perubahan kondisi pasar dan persaingan, tetapi ia tidak tahu harus berbuat apa. Berhubung KAIZEN merupakan proses yang berkesinambungan dan melibatkan setiap orang dalam organisasi, maka setiap orang dalam hierarki manajemen terlibat dalam beberapa aspek KAIZEN.

Pesan dari strategi KAIZEN adalah bahwa tidak satu hari pun boleh berlalu tanpa sesuatu tindakan penyempurnaan dalam perusahaan.

Referensi :

http://www.npccmauritius.com/gembakaizen

http://www.gemba.com