GAP “ MANAGEMENT SYSTEM”

Dibeberapa perusahaan yang telah mendapatkan sertifkasi atau sedang berupaya mendapatkan suatu sertifikasi system manajemen (Quality Managemen System, Lingkungan, K3, Food Safety, atau Sistem-sistem lainnya) sering kali perusahaan tersebut menerapkan system dengan setengah hati atau bahkan kurang, menyebabkan implementasi system menjadi mandul atau tidak memberikan nilai tambah bagi perusahaan, padahal untuk mendapatkan sertifikasi tidak sedikit biaya yang harus dikelurkan. Kebanyakan perusahaan di Indonesia menerapkan suatu system manajemen hanya karena pemenuhan atau persyaratan dari costumer (local/ Negara tujuan eksport)

Ada beberapa contoh kasus yang sering kita jumpai terkait dengan implementasi system manajemen, banyak perusahaan rela menggunakan jasa konsultan dengan biaya yang tidak sedikit untuk menyiapkan segala-sesuatu yang terkait dengan persyaratan audit sertifikasi, mulai dari membuat manual hingga menyiapkan laporan tinjauan manajemen. Lebih parahnya lagi seringkali konsultan juga dipersiapkan untuk menghadapi audit eksternal, sehingga sertifikat yang didapatpun tidak memiliki nilai lebih untuk sebuah organisasi (Perusahaan)

Di kasus lain penunjukan dua bagian terpenting dari struktur organisasi yang menjadi penggerak suatu system berjalan efektive seringkali hanya ditunjuk untuk mengisi struktur fungsional. Dua penggerak tersebut adalah Management Representative dan Internal Auditor. Personil yang ditunjuk menjabat struktur fungsional seringkali merasa terbebani dengan pekerjaan tambahan diluar jobdesnya, sehingga tugas tambahannya dalam struktur fungsional system hanya menjadi pekerjaan sambilan yang tidak terpisah dari pekerjaan lainnya, dan biasanya personil yang menjabat "tidak punya waktu" untuk mengurusi system yang menjadi tugas tambahannya.

Tidak terpisahnya MR dari tugas lainnya ini sebenarnya tidak sesuai dengan standard internasional ISO 9001:2008 yg menyebutkan bahwa "Top management shall appoint a member of management who, irrespective of other responsibilities, shall have responsibility and authority that includes…" dst. Ia juga harus anggota dari team manajemen, bukan dari pihak eksternal.

Akibat dari penerapan system yang setengah hati, System menjadi hidup enggan matipun tak mau yang akhirnya bisa berdampak pada perusahaan dengan menurunnya mutu qualitas produk, meningkatnya defect produk, meningkatnya frekuensi keluhan pelanggan atau angka kecelakaan kerja yang semakin meningkat. Apakah perusahaan tempat anda bekerja mengalami hal seperti itu?

Saran,Agar implementasi suatu system bisa berjalan optimal dan tidak menimbulkan dampak kerugian, maka perlu komitmen dari suatu organisasi. Misalnya dengan merekruit Management Representative atau Internal Auditor yang independent sehingga mereka benar-benar dapat bekerja dan bertanggung jawab untuk efektifitas dan efisiensinya suatu sistem yang nantinya sertifikat dari buah implementasi system menjadi benar-benar bernilai untuk organisasi (Perusahaan). Selain itu konsistensi penerapan persyaratan dari suatu system juga penting untuk dipenuhi.